Rekisteriseloste

REKISTERINPITÄJÄ

IMS Talent Oy
Y-tunnus 0632807-4
Pohjoisesplanadi 33 A
00100 Helsinki

Puh. 09 693 00 44

Rekisteriasioita hoitava henkilö: Susanna Kuusijärvi, susanna.kuusijarvi@imstalent.com, 044 995 6417.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on IMS Talent Oy:n asiakkaiden, työnhakijoiden ja työnantajien, yhteen saattaminen sekä suorahakuihin liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta.

Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.

Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.

Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen

Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä

Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää

Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Käytämme toiminnassamme CRM-järjestelmää, jonne tallennamme asiakkaiden sekä kandidaattien henkilötietoja. Rekisterissä voidaan käsitellä mm. seuraaviin ryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

• työnhakijan perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot), sukupuoli, syntymäaika
• työnhakijaan liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi, kuten koulutus, ammatti, erityisosaaminen sekä lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot
• työnhakijan henkilö- ja soveltuvuusarviotesteihin liittyvä tiedot
• työnhakijan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu työnantajan antamat suositukset
• työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
• rekisterinpitäjän asiakkaana olevan työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.
• rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet
• palveluun liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle työnantajayhteisölle työnhakijan esittely on lähetetty.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Työnhakija ja työnantajayhteisön yhteyshenkilö itse, esimerkiksi työhakemuksen jättämisen ja asiakassuhteen käynnistymisen yhteydessä. Julkiset lähteet kuten lehtiartikkelit, LinkedIn ja matrikkelitiedot. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös työnhakijaa arvioivilta tahoilta kuten rekisterinpitäjän arviointitehtäviä suorittavilta työntekijöiltä sekä rekisterinpitäjän asiakkaina toimivilta työnantajayhteisöiltä.

TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita koskevia henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suos-tumuksen perusteella rekisterinpitäjän asiakkaina oleville työnantajayhteisöille työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi.

Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

IMS Talent Oy ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edelle mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta.

REKISTERIN SUOJAUS

Tiedot kerätään IMS Talent Oy:n tietokantaan, joka on palomuurilla, salasanalla ja muilla teknisin keinoin suojattu. Tietokantaan pääsee käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt, joille on annettu kullekin erikseen määritelty käyttöoikeus. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

TARKASTUS- JA KORJAUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuina osoitteella:

IMS Talent Oy
Pohjoisesplanadi 33 A
00100 HELSINKI

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jollei rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, annetaan rekisteröidylle kirjallinen todistus asiasta.